KI & Automatisierung Fallstudie
KI für interne Abläufe
Für Boriol GmbH — Macron's offizieller Schweizer Importeur — bedeutete die Abwicklung von Club- und Team-Bestellungen früher, dass Mitarbeiter Daten von Hand zwischen Systemen bewegten. Heute orchestriert ein Agent den kompletten Workflow — von Shop über Lager bis Buchhaltung.
Messbare Ergebnisse
Vorher und nachher, in Zahlen
- manuelle operative Arbeit pro Monat eingespart
- 60+ Stunden
- niedrigere Kosten pro bearbeiteter Bestellung
- ~50%
- Workflows laufen ohne Warten auf Bürozeiten
- 24/7
- Copy-Paste-Fehler zwischen Systemen
- nahe null
Vorher
Menschen waren die Integrationsschicht
Club-Bestellungen gingen im Shop ein, der Teamwear-Bestand lebte im Warenwirtschaftssystem, Rechnungen gehörten in die Buchhaltung — und Mitarbeiter waren der Klebstoff dazwischen. Informationen wurden von einem System ins nächste kopiert, in Tabellen nachverfolgt und per E-Mail bestätigt.
Jede Übergabe war eine Gelegenheit für einen Tippfehler, einen vergessenen Schritt oder einen Tag Verzögerung. Mit wachsendem Bestellvolumen skalierte der Betrieb durch mehr Personal zum Verschieben von Daten — nicht durch besseres Verschieben.
Nachher
Ein Agent, der den Workflow orchestriert
Ein Agent überwacht den gesamten Prozess und bewegt Informationen zwischen Systemen, sobald sie gebraucht werden.
Schritt 1
Erkennt Auslöser
Neue Club-Bestellungen, Lieferantenbestätigungen, Retouren und niedrige Bestände werden in Echtzeit über Shop, ERP und Lagersysteme hinweg erkannt.
Schritt 2
Bewegt die Informationen
Daten werden automatisch zwischen den Systemen übertragen — Bestellungen ans Fulfillment, Lieferscheine in die Buchhaltung, Bestandsänderungen zurück in den Shop.
Schritt 3
Behandelt die Ausnahmen
Unvollständige Adressen, fehlende Rechnungen oder abweichende Bestände werden erkannt — der Agent löst sie entweder selbst oder leitet sie mit vollständigem Kontext an die richtige Person weiter.
Schritt 4
Berichtet, was passiert ist
Das Team startet den Tag mit einer Zusammenfassung von allem, was über Nacht verarbeitet wurde — Volumen, Ausnahmen und alles, was eine Entscheidung braucht.
Was sich für das Team geändert hat
Über 60 Stunden manuelle operative Arbeit werden jeden Monat eingespart, und die Kosten pro bearbeiteter Bestellung sanken um rund die Hälfte. Workflows laufen rund um die Uhr, statt auf Bürozeiten zu warten.
Copy-Paste-Fehler zwischen Systemen sind praktisch eliminiert — und Wachstum bedeutet nicht mehr, mehr Personal für das Verschieben von Daten zwischen Tools einzustellen.
“"Wir haben ein starkes Team, aber die Wahrheit war: wir waren ein Dateneingabe-Betrieb zwischen fünf Systemen. Der Agent hat das geändert. Bestellung, Versand, Rechnung laufen jetzt einfach durch, und die Club-Bestellzeit ist nicht mehr das Wochenende, das sie einmal war. Unser Team kann sich endlich auf die wichtigen Kunden konzentrieren."”
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